1. Qui sommes-nous?
Tremblay Parent avocats & avocates inc. est un cabinet juridique offrant des services en droit du travail et en santé et sécurité du travail. Nous accordons une grande importance à la protection des renseignements personnels que nous collectons, utilisons et communiquons dans le cadre de la prestation de nos services juridiques.
À cet effet, notre équipe s’est dotée d’une Politique de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels. La présente Politique reprend en termes simples et clairs les engagements du cabinet, en lien avec la protection de vos renseignements personnels, prévus à ladite Politique de gouvernance.
2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel est défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé comme celui qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier.
3. Quels renseignements personnels sont collectés et utilisés par notre cabinet?
Les renseignements personnels qui sont collectés par notre cabinet sont strictement utilisés de façon limitée.
La majorité des renseignements personnels sont collectés et utilisés par notre cabinet dans le cadre de la prestation des services juridiques, et ce, conformément aux obligations légales et déontologiques de ses professionnels. Notamment, les renseignements personnels sont utilisés pour les fins suivantes :
Consultation et conseils stratégiques relatifs au droit du travail et à la santé et sécurité du travail;
- Rédaction, révision et négociation de divers documents, tels des contrats de travail, des contrats de service, des clauses restrictives en matière d’emploi, des ententes de fin d’emploi, des mandats d’expertise ou des politiques portant sur divers sujets;
- Enquête, notamment en matière de harcèlement psychologique;
- Représentation de la clientèle devant les instances administratives et judiciaires;
- Inscription aux webinaires et formations offerts par notre cabinet, notamment par le biais du site Web de TPAA ou ses réseaux sociaux (LinkedIn et Facebook);
- Assurer les relations d’affaires avec la clientèle et les fournisseurs de services, notamment en regard de l’administration des comptes.
À ce titre, nous collectons des renseignements personnels portant notamment sur :
- L’identité (nom, prénom, titre d’emploi) de nos clientes et clients et des parties impliquées dans nos dossiers;
- Les coordonnées de contact de nos clientes et clients et des parties impliquées dans nos dossiers (adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone);
- Les coordonnées bancaires relatives au paiement de nos fournisseurs de services et à la facturation de nos clientes et clients.
Nous collectons également des renseignements personnels (notamment des curriculum vitae, lettres de présentation, relevés de notes et références) dans le cadre de processus de recrutement de professionnels, membres du personnel administratif et stagiaires.
Finalement, nous collectons des renseignements personnels auprès des membres de notre personnel pour fins de gestion des dossiers d’employés (notamment l’adresse postale, l’adresse courriel personnelle, les numéros de téléphone, la date de naissance et le numéro d’assurance sociale).
4. De quelle façon collectons-nous des renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont notamment communiqués à notre cabinet de vive voix, par courriel, téléphone, messages texte, télécopieur, Google formulaires ou via les réseaux sociaux (Facebook et LinkedIn).
Des renseignements personnels sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre notre site Web et les personnes qui le visitent, et ce, pour des fins statistiques ou de gestion du site.
Des renseignements personnels (adresse IP, système d’exploitation, pages visitées et requêtes, heure et jour de connexion) sont collectés par le biais de fichiers journaux (log file) et de fichiers témoins (cookies), et ce, pour l’amélioration du service et l’accueil personnalisé, connaître le profil personnalisé de consommation et pour des fins statistiques.
5. Comment vos renseignements personnels sont-ils conservés?
Notre équipe a mis en place toutes les mesures de sécurité requises par la loi afin de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité. Nous préservons également la qualité de vos renseignements personnels en veillant à leur exactitude et à leur mise à jour de façon régulière.
6. Dans quel contexte vos renseignements personnels sont-ils détruits?
Nous suivons un processus rigoureux de conservation et de destruction des renseignements personnels.
À cet égard, les documents contenant des renseignements personnels doivent être détruits dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier de conservation.
7. Quels sont vos droits relativement à vos renseignements personnels?
Votre consentement doit être obtenu lorsque nous collectons et communiquons vos renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps exercer vos droits d’accès et de rectification des renseignements personnels que vous nous avez communiqués.
8.Qui est la personne responsable des renseignements personnels?
Nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre équipe :
Me Raphaël Tremblay
Raphaël.tremblay@tpaa.ca
418-376-4287
24, rue Racine Ouest, 2e étage
Chicoutimi (Québec) G7J 1E2
Pour toute question relativement à la présente Politique ou concernant la protection de vos renseignements personnels au sein de notre cabinet, nous vous invitons à communiquer avec Me Raphaël Tremblay.
9. Comment porter plainte?
Toute plainte afférente à la gestion des renseignements personnels doit être adressée par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.
Elle doit faire état des faits et motifs à son soutien. De plus, tout document pertinent à son analyse doit y être annexé.
Le responsable de la protection des renseignements personnels doit traiter la plainte avec diligence et fournir une réponse écrite au plaignant.